Preparando os documentos: Aspectos Organizacionais
Aqui começa um 'pulo do gato' para vencer licitações.
Evidentemente, essa diretriz deverá ser adotada em todos os procedimentos, inclusive nos anteriormente mencionados relativos a documentos.
Aconselha-se a formação inicial de uma 'unidade licitatória', nos moldes mínimos aqui estabelecidos.
Deixamos para esse tópico essas diretrizes, por pura questão didática, considerando que nosso aluno interessado irá revisar esse curso, para estabelecer as suas próprias diretrizes empresariais, adaptando as ações às reais necessidades e porte da empresa.
A UNIDADE LICITATÓRIA mínima que aconselhamos, ou seja, o núcleo responsável pela coordenação das licitações dentro da empresa, deve se compor de duas pessoas. Para evitar o fracasso nas licitações, estes profissionais deverão fazer rotineiramente cursos na área de licitações (*Dicas de cursos: "Licitações e Contratos Administrativos"; "Como vender com sucesso para o Governo"; dentre outros - Vianna & Consultores - site: www.viannaconsultores.com.br) ler alguns livros dos principais autores (*Dicas de autores: Carlos Ari Sundfeld; Hely Lopes Meirelles; Jessé Torres Pereira Júnior; Jorge Ulisses Jacoby Fernandes; Marçal Justen Filho; Toshio Mukai) e ter experiência no dia-a-dia das licitações, sendo este o caminho também correto, para profissionais iniciantes na área.
Todos os documentos pertinentes a licitação (editais, propostas, jogos de documentos, certidões, declarações etc.) devem ser analisados isoladamente por ambas, a fim de se detectar eventuais erros ou omissões.
Isso se deve ao fato de que, uma vez ignorado determinado detalhe por um dos integrantes, dificilmente ele atentará para o erro em uma re-leitura.
Os documentos e certidões devem estar já providenciados e atualizados para a empresa que participar de licitações. Muitos deles demoram dias para serem expedidos, inviabilizando a participação de quem não se preveniu com antecedência. Assim, deve-se ter arquivadas cópias autenticadas de todos os documentos previstos nos artigos 27 e seguintes da lei nº 8.666/93 (mesmo a certidão negativa de falência e concordata), exceto as declarações e aqueles de consulta 'on line' (pois estas, emitidas via Internet, são originais).
Finalmente, os integrantes da Unidade devem ter agenda pessoal, e devem consultar diariamente a Agenda da Unidade (que deve ficar junto ao arquivo de documentos). Nessa agenda, devem ser anotados todos os prazos de validade de certidões e documentos, com prazo suficientemente largo para sua renovação oportuna
PREPARANDO OS DOCUMENTOS: ASPECTOS PRÁTICOS
Vamos aos documentos, que são exclusivamente os previstos em lei, seja na nº 8.666/93, ou em legislação específica que a mesma permita.
Importante ressaltar que o elenco de documentos exigidos depende da modalidade licitatória (convite, tomada de preços, concorrência, pregão), mas eles estarão sempre descritos no instrumento convocatório.
Assim, o que regerá todas as ações será o edital. Tanto para impugnação como para atendimento.
Dessa forma, a primeira providência será a análise do instrumento convocatório, GRIFANDO-SE, com marca-texto, todas as exigências. Tal análise deve ser procedida por ambos os integrantes do núcleo, lendo-se integralmente o edital, uma vez que poderá haver exigência fora do capítulo específico, como, por exemplo, nas disposições finais.
Se houver exigência não prevista em lei, será caso de impugnação. Caso contrário, será o momento de organizar os documentos e providenciar os faltantes.
Apresentamos a seguir, o elenco de documentos constantes da lei 8.666/93, normalmente exigidos nas licitações, seguidos de recomendações importantes para a elaboração do envelope "documentos", recomendações estas que se forem seguidas à risca, evitarão a quase totalidade das inabilitações.
HABILITAÇÃO
JURÍDICA (Art. 28)
DOCUMENTOS
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RECOMENDAÇÕES
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I - Cédula de identidade;
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Exigência quando for viável a participação de
pessoa física na licitação (essa participação deve estar expressa no
instrumento convocatório). Poderão ser apresentados documentos equivalentes
(CNH), mesmo se não previstos no ato convocatório.
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II - Registro comercial, no caso de empresa
Individual;
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A empresa individual é a pessoa física
desempenhando atividade empresarial de cunho econômico.
Então, no caso de empresa individual, quem estará
participando da licitação é a pessoa Física, que deverá ter inscrição no
Registro de Comércio (Juntas Comerciais). O efeito desta inscrição, segundo
Marçal Justen Filho, é atribuir-lhe regularidade de atuação em face do
Direito. A Administração não pode contratar sujeito que exercite a atividade
profissional de modo irregular.
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III - Ato constitutivo, estatuto ou contrato
social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades
comerciais, e, no caso de sociedades por ações, acompanhado de documentos de
eleição de seus administradores;
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A Lei neste inciso, se refere ao documento que
instituiu a sociedade e que contem as regras que a disciplinam. Para evitar
problemas na fase de habilitação (inclusive uma inabilitação), o contrato
social (ou equivalente) deverá ser apresentado contendo todas suas
modificações, ou ainda, a última alteração consolidada e as retificações
posteriores ainda não consolidadas.
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IV - Inscrição do ato constitutivo, no caso de
sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício
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De acordo com o novo Código Civil de 2002, a
inscrição do ato constitutivo de sociedades civis (simples) com fins
lucrativos, deve ser cadastrada na junta comercial.
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V - Decreto de autorização, em se tratando de
empresas ou sociedade estrangeira em funcionamento no País, e ato de registro
ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão competente, quando a
atividade assim o exigir.
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Este inciso é direcionado apenas para Licitações
internacionais ou, para empresas estrangeiras, quando participarem de
licitações nacionais. (vide arts. 1123 e 1134 do Código Civil de 2002).
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REGULARIDADE
FISCAL (Art. 29)
DOCUMENTOS
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RECOMENDAÇÕES
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I - Prova de inscrição no Cadastro de Pessoas
Físicas (CPF) ou no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
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O CPF será exigido para a participação de pessoa
física na licitação e, o CNPJ, para pessoa jurídica. No caso do CNPJ, a
Instrução Normativa SRF nº 200, de 13 de Setembro de 2002, dispõe que a
comprovação será feita a partir do documento "Comprovante de Inscrição e
Situação Cadastral", obtida pelo site http://www.receita.fazenda.gov.br .
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II - Prova de inscrição no cadastro de
contribuintes estadual ou municipal, se houver, relativo ao domicílio ou sede
do licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto
contratual;
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Dependendo do objeto da licitação, será
solicitada a prova de inscrição no cadastro de contribuintes somente
ESTADUAL, ou somente MUNICIPAL, ou ainda, nos dois âmbitos se necessário e se
HOUVER (é comum algumas empresas não possuírem a inscrição estadual, pois
estão ISENTAS de inscrição neste âmbito, como é o caso das sociedades civis
prestadoras de serviços. Assim, estas somente apresentarão a prova de
inscrição municipal). Por isso, fique atento às exigências do Instrumento
convocatório (inscrição ISS, ICMS etc).
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III - Prova de regularidade para com a Fazenda
Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra
equivalente, na forma da lei;
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De acordo com a doutrina brasileira, a
Administração pode exigir a Regularidade Fiscal para com as três esferas:
Federal, Estadual e Municipal (Regularidade Fazendária), ou, somente para com
a esfera necessária para o objeto licitado (Regularidade Fiscal). De notar
que a prova de regularidade para com a Fazenda Federal, compreende: a
Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais expedida Pela
Secretaria da Receita Federal (e também obtida facilmente através do
site http://www.receita.fazenda.gov.br/, com validade de seis meses) e a Certidão quanto à Divida Ativa da
União, expedida pela Procuradoria da Fazenda Nacional competente (obtida
também pelo site http://www.pgfn.fazenda.gov.br/ ,
com validade de 180 dias), de acordo com o Decreto a seguir: Decreto-Lei no
147, de 3 de fevereiro de 1967. "Art. 62. Em todos os casos em que a lei
exigir a apresentação de provas de quitação de tributos federais,
incluir-se-á, obrigatoriamente, dentre aquelas, a certidão negativa de
inscrição de dívida ativa da União, fornecida pela Procuradoria da Fazenda
Nacional Competente".
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IV - Prova de regularidade relativa à Seguridade
Social e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), demonstrando
situação regular no cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei.
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Temos aqui duas certidões: 1) Certidão Negativa
de Débito, fornecida pelas Agências da Previdência Social, e obtida no
site http://www.previdenciasocial.gov.br/ ,
com validade de 90 dias. 2) Certificado de Regularidade do FGTS - CRF,
fornecida pelas Agências da Caixa Econômica Federal e obtida pelo site http://www.caixa.gov.br/ , com validade de 30 dias. Estas certidões somente são válidas
se forem NEGATIVA ou POSITIVA COM EFEITO DE NEGATIVA. No caso de certidão
POSITIVA, somente será aceita se o licitante estiver discutindo o tributo em
juízo (ou financiou o tributo), casos onde o licitante deverá juntar a
petição inicial + a certidão do objeto em pé do processo.
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QUALIFICAÇÃO
ECONÔMICO-FINANCEIRA (Art. 31)
DOCUMENTOS
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RECOMENDAÇÕES
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I - Balanço patrimonial e demonstrações contábeis
do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que
comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por
balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices
oficiais quando encerrado há mais de 3 (três) meses da data de apresentação
da proposta;
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A exigência de documentos contábeis nas
Licitações, tem como objetivo o exame da situação econômico-financeira da
proponente. Importante lembrar que aqui, imperam as práticas usuais e
reiteradas da Ciência da Contabilidade. Portanto, ao elaborar estes
documentos, recorra sempre ao seu contador de confiança.
No caso de empresas constituídas no curso do
próprio exercício (empresas novas), devem apresentar o "Balanço de
Abertura". Caso a Administração tenha dúvidas com relação à
confiabilidade das informações contábeis fornecidas, deverá produzir
diligência para ratificação dos dados.
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II - Certidão negativa de falência ou concordata
expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução
patrimonial, expedida no domicílio da pessoa física;
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A certidão negativa de falência ou concordata é
exigência para pessoas jurídicas e, a certidão negativa de execução
patrimonial é exigência para pessoas físicas.
ATENÇÃO:
1) Certidões Positivas de Falência, Concordata ou
Execução Patrimonial: Quando o pedido de
falência tiver sido formulado por terceiro, enquanto o poder judiciário não
decidir a questão, não se pode presumir inidoneidade ou insolvência. No caso
de execução patrimonial, o Código Tributário dispõe que produzem idênticos
efeitos a certidão negativa e positiva de execução, desde que acompanhada de
penhora.
2) Certidões Negativas relativas ao foro em que o
interessado tem domicílio: o interessado tem dever
de apresentar as certidões negativas do foro de seu domicílio, mas se
existirem processos em outros foros, o interessado deverá comprovar que isso
não afeta sua idoneidade. Se não fizer isto e, se ocultar a existência de
tais processos a Administração poderá inabilitar o licitante (inclusive se
outros licitantes provocarem tal inabilitação).
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III - Garantia, nas mesmas modalidades e
critérios previstos no "caput" e § 1o do art. 56 desta Lei,
limitada a 1% (um por cento) do valor estimado do objeto da contratação.
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Será exigida na habilitação para assegurar o
cumprimento da proposta. Assim, caso o licitante vencedor da licitação
negue-se a assinar o contrato (seja, por exemplo, porque calculou errado seu
preço e não terá lucros para realizar o contrato, devido a este erro de
cálculo) a Administração poderá descontar desta garantia, o valor referente à
multa que o licitante irá sofrer por não assinar o contrato.
ATENÇÃO: Esta
garantia não se confunde com a garantia do contrato (Art. 56 da lei 8.666).
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IV - Prova de atendimento de requisitos previstos
em lei especial, quando for o caso.
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Como sustenta Marçal Justen Filho, o exercício de
determinadas atividades ou o fornecimento de certos bens se encontram
disciplinados em legislação específica. Assim, há regras acerca da fabricação
e comercialização alimentos, bebidas, remédios, entre outros. Assim, quando o
objeto licitado envolver bens ou atividades disciplinados por legislação
específica, o instrumento convocatório deverá reportar-se expressamente às
regras correspondentes.
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§ 1o A exigência de índices limitar-se-á à
demonstração da capacidade financeira do licitante com vistas aos
compromissos que terá que assumir caso lhe seja adjudicado o contrato, vedada
a exigência de valores mínimos de faturamento anterior, índices de
rentabilidade ou lucratividade.
§ 5o A comprovação de boa situação financeira da
empresa será feita de forma objetiva, através do cálculo de índices contábeis
previstos no edital e devidamente justificados no processo administrativo da
licitação que tenha dado início ao certame licitatório, vedada a exigência de
índices e valores não usualmente adotados para correta avaliação de situação
financeira suficiente ao cumprimento das obrigações decorrentes da licitação.
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1) Importante ressaltar a necessidade da fixação,
no instrumento convocatório, do critério objetivo de julgamento dos índices
contábeis que nortearão o julgamento da comissão. Caso não exista tal
critério, o edital será passível de impugnação.
2) De notar também, que tais critérios são
fornecidos pela Ciência da Contabilidade, e que a definição desses índices dependem
da situação momentânea do segmento objeto da licitação. Queremos dizer, como
exemplo, que um índice mínimo de Liquidez Corrente (ILC) 1.0, pode significar
boa situação econômico-financeira para o setor automobilístico e uma má
situação para o setor têxtil, no momento.
3) Todo fornecedor deve, ao deparar com esses
índices mínimos nos editais, analisar se a exigência é razoável (para isto
poderá pedir auxílio ao SERASA). Caso contrário, deverá exigir providências
junto à entidade promotora da licitação, e mesmo, impugnar o edital.
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§ 2o A Administração, nas compras para entrega
futura e na execução de obras e serviços, poderá estabelecer, no instrumento
convocatório da licitação, a exigência de capital mínimo ou de patrimônio
líquido mínimo, ou ainda as garantias previstas no § 1o do art. 56 desta Lei,
como dado objetivo de comprovação da qualificação econômico-financeira dos
licitantes e para efeito de garantia ao adimplemento do contrato a ser
ulteriormente celebrado.
§ 3o O capital mínimo ou o valor do patrimônio
líquido a que se refere o parágrafo anterior não poderá exceder a 10% (dez
por cento) do valor estimado da contratação, devendo a comprovação ser feita
relativamente à data da apresentação da proposta, na forma da lei, admitida a
atualização para esta data através de índices oficiais.
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Capital social, como bem define Marçal Justen
Filho, é o montante de recursos, economicamente avaliáveis, transferidos
pelos sócios para a sociedade visando à composição de seu patrimônio, seja no
momento de sua constituição, seja no curso da vida social. O patrimônio
líquido por sua vez, corresponde à soma do capital social, das reservas e dos
prejuízos ou lucros acumulados.
ATENÇÃO: Quando
for feita esta exigência no instrumento convocatório, a empresa proponente
deve prestar muita atenção à forma como deverá atender esta
solicitação, ou seja, quais os documentos que deverá anexar.
Em caso de dúvida, solicite estes esclarecimentos junto à Comissão.
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INCISO
V DO ARTIGO 27 DA LEI 8.666/93
DOCUMENTOS
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RECOMENDAÇÕES
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Cumprimento do disposto no inciso XXXIII do
artigo 7º da Constituição Federal de 1988.
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A Constituição Federal de 1988, determina em seu
artigo 7º, inciso XXXIII, a proibição de trabalho noturno, perigoso ou
insalubre a menores de 18 anos e a proibição de qualquer trabalho a menores
de 16 anos, salvo na condição de aprendiz a partir dos 14 anos.
Sua empresa deverá comprovar, através de
declaração (conforme modelo anexo à lei Nº 9.854/99, que regulamentou esta
exigência), o cumprimento deste dispositivo.
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PREPARANDO OS DOCUMENTOS: DICAS FINAIS
Existe uma cláusula no contrato social de sua empresa, geralmente chamada "Da Administração", a qual define quem tem poder para assinar pela empresa. Apenas essa pessoa, ou um procurador legalmente constituído (quando for possível), é quem poderá assinar os documentos relativos à licitação. Não terá valor documentos assinados por qualquer outra pessoa da empresa.
Por isso, e empresa licitante deve tomar toda cautela possível no momento do fechamento do envelope relativo à documentação: deve certificar-se se os documentos estão devidamente assinados pela pessoa competente para tal, a validade de todos os documentos, se está correta a quantidade de vias exigidas e se, principalmente, não há nenhum documento faltante. O envelope deve atender rigorosamente o que foi exigido no instrumento convocatório.
Deve-se tomar o cuidado do envelope de documentação, assim como o de proposta que veremos posteriormente, ser absolutamente opaco, não permitindo qualquer forma de visualização de seu conteúdo até o momento de sua abertura. Também, sob pena de ser excluído do certame licitatório, a empresa deverá IDENTIFICAR claramente na parte exterior do envelope, a que o mesmo se refere. (O envelope que contém os documentos deverá ter escrito em sua parte externa, o título "ENVELOPE DOCUMENTAÇÃO" além é claro, do nome de sua empresa).
Outro cuidado de extrema importância, é a empresa encadernar todos os documentos com a chamada encadernação "brochura", evitando apresentar folhas soltas, e se possível, incluir um índice descrevendo o conteúdo do dossiê de documentos e, ao final, um termo de encerramento que indique o número total de folhas contidas no dossiê. Esse cuidado infelizmente torna-se necessário, devida à eventual prática de alguns licitantes, no momento que analisam a documentação de seus concorrentes, simplesmente "sumirem" com atestados, certidões etc, para que seus concorrentes sejam inabilitados.
Por fim, vale chamar a atenção para o momento da chegada no órgão/entidade licitante. A pontualidade nos certames licitatórios deve ser rigorosamente seguida. Caso um licitante chegue ao local com um minuto de atraso, já está caracterizado o não atendimento a todos os requisitos do edital e conseqüentemente, este licitante poderá ser excluído do certame. Por isso, procure sempre chegar ao local indicado no edital com, pelo menos, uma hora de antecedência. Existem grandes entidades públicas, onde o lapso temporal entre a chegada à sua recepção e ao setor onde será realizada a licitação é grande, devendo o proponente prevenir-se com relação a isto.
Fonte: https://www.conlicitacao.com.br/sebrae_am/checklist/documentos.php
Acessado as 21:51 sábado 25 de março de 2017.
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